Chính sách bảo mật thông tin ANACONS

Công ty Cổ phần ANACONS trân trọng cảm ơn Quý khách đã tin tưởng truy cập và sử dụng thông tin, sản phẩm, dịch vụ trên website thietbidien.edu.vn.

Chính sách bảo mật thông tin này được xây dựng nhằm giúp Quý khách hiểu rõ cách ANACONS tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ các thông tin liên quan trong quá trình tư vấn, báo giá, xử lý đơn hàng, cung cấp thiết bị điện, vật tư M&E và hỗ trợ kỹ thuật.

Thông qua chính sách này, ANACONS mong muốn tạo sự minh bạch trong quá trình làm việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của các bên khi trao đổi thông tin, gửi yêu cầu báo giá, gửi BOQ, cung cấp bản vẽ kỹ thuật hoặc đặt hàng trên website.

1. Mục đích của chính sách

Chính sách bảo mật thông tin được ban hành nhằm quy định nguyên tắc tiếp nhận, xử lý và bảo vệ thông tin khách hàng khi khách hàng liên hệ với ANACONS qua website, điện thoại, email, biểu mẫu báo giá, Zalo hoặc các kênh giao tiếp chính thức khác.

Chính sách bảo mật thông tin khách hàng của ANACONS khi tư vấn và báo giá thiết bị điện công nghiệp

Mục đích của chính sách là giúp khách hàng yên tâm hơn khi cung cấp thông tin phục vụ tư vấn, báo giá, đặt hàng, kiểm tra vật tư, xử lý đơn hàng, giao hàng và hỗ trợ sau bán hàng.

Chính sách này cũng giúp ANACONS có cơ sở làm việc rõ ràng, hạn chế nhầm lẫn trong quá trình tiếp nhận thông tin kỹ thuật, mã hàng, bản vẽ, BOQ, điều kiện giao hàng, yêu cầu chứng từ và các thông tin liên quan đến công trình.

2. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho hoạt động thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo mật thông tin phát sinh trong quá trình khách hàng truy cập website thietbidien.edu.vn hoặc liên hệ với ANACONS để tìm hiểu, tư vấn, báo giá, đặt hàng hoặc yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.

Phạm vi áp dụng bao gồm nhưng không giới hạn ở các nhóm sản phẩm và dịch vụ như thiết bị điện công nghiệp, thiết bị đóng cắt, cáp điện, thang máng cáp, ống luồn dây, tiếp địa, phụ kiện điện, vật tư M&E, tư vấn BOQ, xử lý đơn hàng và hỗ trợ kỹ thuật theo yêu cầu.

Chính sách này không thay thế cho các điều khoản riêng được ghi trong hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng, phụ lục kỹ thuật, thỏa thuận thương mại hoặc các văn bản khác đã được hai bên xác nhận bằng hình thức phù hợp.

3. Đối tượng áp dụng

Chính sách bảo mật thông tin áp dụng đối với khách hàng cá nhân, nhà thầu, chủ đầu tư, đơn vị tư vấn, nhà máy, đội thi công, bộ phận mua hàng, kỹ sư công trình và các tổ chức, cá nhân có liên hệ với ANACONS để được tư vấn, báo giá hoặc cung cấp thiết bị.

Chính sách cũng áp dụng cho nhân sự ANACONS và các bộ phận có liên quan trong quá trình tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin khách hàng phục vụ hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật.

Trong trường hợp khách hàng thay mặt một tổ chức, doanh nghiệp hoặc dự án để gửi thông tin cho ANACONS, khách hàng cần bảo đảm mình có quyền cung cấp các thông tin đó hoặc đã được sự đồng ý phù hợp từ bên có liên quan.

4. Nội dung chính sách

4.1. Thông tin ANACONS có thể tiếp nhận

Trong quá trình làm việc, ANACONS có thể tiếp nhận các thông tin như họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, tên công ty, mã số thuế, vị trí công trình, danh mục vật tư, mã hàng, thương hiệu, bản vẽ, BOQ, yêu cầu kỹ thuật, thông tin giao nhận và các nội dung trao đổi phục vụ báo giá hoặc xử lý đơn hàng.

Đối với các yêu cầu kỹ thuật, ANACONS có thể cần khách hàng cung cấp thêm thông số sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng, môi trường lắp đặt, tiến độ cần hàng, yêu cầu chứng từ, điều kiện giao hàng hoặc các thông tin liên quan để tư vấn phù hợp hơn.

Bảo mật thông tin BOQ bản vẽ và đơn hàng thiết bị điện trong quá trình ANACONS tư vấn kỹ thuật

ANACONS chỉ khuyến nghị khách hàng cung cấp những thông tin cần thiết cho mục đích tư vấn, báo giá và xử lý đơn hàng. Khách hàng không nên gửi các thông tin nhạy cảm hoặc thông tin không liên quan nếu không thật sự cần thiết cho quá trình làm việc.

4.2. Mục đích sử dụng thông tin

Thông tin khách hàng được ANACONS sử dụng để tiếp nhận yêu cầu, xác minh nội dung trao đổi, tư vấn sản phẩm, kiểm tra mã hàng, lập báo giá, xử lý đơn hàng, giao hàng, xuất chứng từ, hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.

Thông tin cũng có thể được sử dụng để cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao tốc độ phản hồi, tối ưu quy trình báo giá BOQ, thống kê nhu cầu thị trường và xây dựng nội dung tư vấn phù hợp hơn với khách hàng trong lĩnh vực thiết bị điện và vật tư M&E.

ANACONS không sử dụng thông tin khách hàng cho các mục đích trái pháp luật hoặc ngoài phạm vi cần thiết cho hoạt động tư vấn, kinh doanh, giao dịch và chăm sóc khách hàng, trừ trường hợp có sự đồng ý của khách hàng hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

4.3. Nguyên tắc bảo mật thông tin

ANACONS tôn trọng quyền riêng tư và thông tin của khách hàng. Việc tiếp nhận, lưu trữ và sử dụng thông tin được thực hiện trên nguyên tắc cần thiết, phù hợp với mục đích làm việc và có kiểm soát nội bộ.

Thông tin khách hàng được hạn chế chia sẻ trong phạm vi những bộ phận hoặc nhân sự có liên quan đến việc tư vấn, báo giá, xử lý đơn hàng, giao nhận, chứng từ hoặc hỗ trợ kỹ thuật.

Trong một số trường hợp cần thiết, ANACONS có thể chia sẻ thông tin phù hợp cho đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp, hãng sản xuất, đối tác kỹ thuật hoặc bên thứ ba có liên quan nhằm thực hiện đơn hàng, kiểm tra kỹ thuật, xác nhận hàng hóa, giao nhận hoặc hoàn tất nghĩa vụ theo thỏa thuận với khách hàng.

4.4. Thời gian lưu trữ thông tin

ANACONS có thể lưu trữ thông tin khách hàng trong thời gian cần thiết để phục vụ quá trình tư vấn, báo giá, mua bán hàng hóa, đối chiếu giao dịch, hỗ trợ sau bán hàng, xử lý khiếu nại hoặc thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, chứng từ và các yêu cầu pháp lý có liên quan.

Thời gian lưu trữ có thể thay đổi tùy theo loại thông tin, tính chất giao dịch, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu quản trị nội bộ hoặc quy định pháp luật tại từng thời điểm.

Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích sử dụng hợp lý, ANACONS có thể thực hiện việc lưu trữ hạn chế, cập nhật, ẩn, xóa hoặc xử lý theo quy trình nội bộ phù hợp.

4.5. Bảo mật thông tin kỹ thuật, BOQ và bản vẽ

Đối với danh mục vật tư, BOQ, bản vẽ, thông số kỹ thuật, danh sách mã hàng, khối lượng dự toán hoặc thông tin công trình do khách hàng cung cấp, ANACONS sử dụng nhằm mục đích tư vấn, kiểm tra, báo giá và cung ứng hàng hóa theo yêu cầu.

ANACONS không chủ động công khai các thông tin kỹ thuật, BOQ, bản vẽ hoặc thông tin dự án của khách hàng lên website hoặc tài liệu truyền thông nếu chưa có sự đồng ý phù hợp, trừ các thông tin đã được công khai hợp pháp hoặc được sử dụng ở dạng tổng hợp, không làm lộ thông tin riêng của khách hàng.

Khách hàng cần lưu ý rằng ANACONS chỉ có thể tư vấn và báo giá dựa trên thông tin đầu vào được cung cấp. Nếu thông tin BOQ, bản vẽ, mã hàng, thông số kỹ thuật hoặc điều kiện công trình chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc thay đổi sau khi báo giá, kết quả tư vấn, báo giá và tiến độ cung ứng có thể cần được điều chỉnh.

5. Quy trình thực hiện

Khi khách hàng gửi thông tin qua website, email, hotline, Zalo hoặc các kênh liên hệ chính thức, ANACONS sẽ tiếp nhận và phân loại thông tin theo nội dung yêu cầu.

Đối với yêu cầu tư vấn hoặc báo giá, ANACONS có thể liên hệ lại để xác nhận thông tin, làm rõ nhu cầu, kiểm tra mã hàng, kiểm tra khối lượng, xác định thương hiệu, tiêu chuẩn kỹ thuật, thời gian cần hàng và điều kiện giao nhận.

Sau khi thông tin cơ bản được xác nhận, ANACONS tiến hành tư vấn, lập báo giá, đề xuất phương án phù hợp hoặc phản hồi về khả năng cung ứng. Trường hợp thông tin chưa đủ, ANACONS có thể đề nghị khách hàng bổ sung để hạn chế sai sót trong báo giá hoặc xử lý đơn hàng.

Đối với đơn hàng đã xác nhận, thông tin khách hàng được sử dụng để thực hiện các bước liên quan như xác nhận đơn, chuẩn bị hàng, giao nhận, xuất chứng từ, hỗ trợ hồ sơ, chăm sóc sau bán hàng và xử lý các vấn đề phát sinh nếu có.

6. Trách nhiệm của khách hàng

Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực và chính xác khi yêu cầu tư vấn, báo giá, đặt hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Các thông tin quan trọng như mã hàng, thương hiệu, thông số kỹ thuật, điện áp, dòng định mức, kích thước, tiêu chuẩn, khối lượng, bản vẽ, BOQ, địa điểm giao hàng và tiến độ cần hàng cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi cho ANACONS.

Trong trường hợp khách hàng cung cấp thông tin chưa chính xác, thiếu thông tin hoặc thay đổi yêu cầu sau khi ANACONS đã báo giá, đặt hàng, giữ hàng, chuẩn bị giao hàng hoặc phát sinh chi phí liên quan, ANACONS có quyền trao đổi lại để điều chỉnh báo giá, tiến độ, điều kiện cung cấp hoặc các nội dung liên quan.

Khách hàng cần chủ động bảo mật tài khoản email, số điện thoại, thiết bị cá nhân và các kênh liên hệ của mình. ANACONS không chịu trách nhiệm đối với các rủi ro phát sinh do khách hàng tự làm lộ thông tin, gửi nhầm thông tin, sử dụng email không an toàn hoặc cung cấp thông tin cho bên không có thẩm quyền.

7. Trách nhiệm của ANACONS

ANACONS có trách nhiệm tiếp nhận và sử dụng thông tin khách hàng đúng mục đích phục vụ tư vấn, báo giá, xử lý đơn hàng, giao nhận, hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng.

ANACONS áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp trong phạm vi năng lực vận hành để hạn chế việc truy cập, sử dụng hoặc chia sẻ thông tin không cần thiết. Nhân sự liên quan được yêu cầu sử dụng thông tin khách hàng phục vụ công việc và hạn chế tiết lộ thông tin ra ngoài phạm vi cần thiết.

ANACONS có trách nhiệm phản hồi, kiểm tra và phối hợp xử lý khi khách hàng có yêu cầu hợp lý liên quan đến thông tin đã cung cấp, bao gồm việc kiểm tra, cập nhật hoặc điều chỉnh thông tin phục vụ giao dịch.

Trong trường hợp cần cung cấp thông tin cho nhà vận chuyển, nhà cung cấp, hãng sản xuất, đối tác kỹ thuật hoặc cơ quan có thẩm quyền, ANACONS sẽ thực hiện trong phạm vi cần thiết và phù hợp với mục đích xử lý công việc hoặc quy định pháp luật.

8. Các trường hợp không áp dụng hoặc cần thỏa thuận riêng

Chính sách bảo mật thông tin này không áp dụng cho các thông tin đã được khách hàng công khai, thông tin đã được đăng tải hợp pháp trên các kênh công khai hoặc thông tin không do ANACONS trực tiếp tiếp nhận, quản lý.

Các trường hợp liên quan đến dự án có yêu cầu bảo mật đặc biệt, hồ sơ kỹ thuật chuyên sâu, bản vẽ mật, dữ liệu nội bộ của chủ đầu tư, danh mục vật tư có điều khoản hạn chế chia sẻ hoặc yêu cầu ký thỏa thuận bảo mật riêng cần được hai bên thống nhất bằng văn bản hoặc hình thức phù hợp trước khi thực hiện.

ANACONS không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh do khách hàng cung cấp sai thông tin đầu vào, thay đổi yêu cầu sau khi xác nhận, sử dụng sai sản phẩm, lắp đặt không phù hợp, điều kiện công trình không đúng với thông tin đã cung cấp, hư hỏng do vận chuyển ngoài phạm vi kiểm soát của ANACONS hoặc các sự kiện bất khả kháng.

Đối với các yêu cầu vượt ngoài phạm vi bảo mật thông thường, vượt ngoài điều kiện cung cấp tiêu chuẩn hoặc liên quan đến dữ liệu của bên thứ ba, ANACONS có quyền yêu cầu khách hàng xác nhận thêm, bổ sung hồ sơ, ký thỏa thuận riêng hoặc từ chối xử lý nếu có rủi ro pháp lý, kỹ thuật hoặc thương mại không phù hợp.

9. Thời gian xử lý

ANACONS cố gắng phản hồi các yêu cầu liên quan đến thông tin khách hàng trong thời gian phù hợp, tùy theo mức độ phức tạp của nội dung, kênh tiếp nhận và tình trạng hồ sơ.

Đối với yêu cầu cập nhật thông tin liên hệ, xác nhận nội dung báo giá hoặc kiểm tra thông tin đơn hàng, thời gian xử lý thông thường có thể từ 01 đến 03 ngày làm việc sau khi ANACONS tiếp nhận đủ thông tin cần thiết.

Đối với các yêu cầu liên quan đến kiểm tra BOQ, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật, thông tin dự án, đơn hàng có nhiều bên liên quan hoặc yêu cầu bảo mật đặc biệt, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn và sẽ được ANACONS thông báo hoặc trao đổi cụ thể với khách hàng.

Thời gian xử lý không bao gồm thời gian khách hàng bổ sung hồ sơ, xác nhận lại thông tin, phản hồi yêu cầu làm rõ hoặc các khoảng thời gian chậm trễ do yếu tố ngoài phạm vi kiểm soát hợp lý của ANACONS.

10. Thông tin liên hệ hỗ trợ

Nếu Quý khách có câu hỏi liên quan đến chính sách bảo mật thông tin, cần điều chỉnh thông tin đã cung cấp hoặc cần hỗ trợ trong quá trình tư vấn, báo giá, đặt hàng, vui lòng liên hệ ANACONS qua các kênh chính thức dưới đây.

CÔNG TY CỔ PHẦN ANACONS

Mã số thuế: 0315270289
Địa chỉ: 29/64 Đường 4, Khu phố 6, Phường Thủ Đức, TPHCM
Website: thietbidien.edu.vn
Hotline: 0986.852.688
Email: hotrothietbidien@gmail.com

ANACONS khuyến nghị khách hàng sử dụng đúng các kênh liên hệ chính thức để được hỗ trợ nhanh chóng, hạn chế rủi ro gửi nhầm thông tin hoặc làm việc với bên không có thẩm quyền.

11. Hiệu lực áp dụng

Chính sách bảo mật thông tin này có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải trên website thietbidien.edu.vn và được áp dụng cho các hoạt động tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin khách hàng phát sinh sau thời điểm công bố.

ANACONS có thể cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung chính sách này khi cần thiết để phù hợp với hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, thay đổi quy định pháp luật hoặc nhu cầu phục vụ khách hàng. Nội dung cập nhật sẽ được đăng tải trên website và có hiệu lực theo thời điểm công bố, trừ khi có thông báo khác.

Việc khách hàng tiếp tục sử dụng website, gửi thông tin, liên hệ tư vấn, yêu cầu báo giá hoặc đặt hàng sau khi chính sách được cập nhật được hiểu là khách hàng đã tham khảo và đồng ý với nội dung chính sách tại thời điểm giao dịch.