Chính sách bảo mật thông tin dự án ANACONS
Chính sách bảo mật thông tin dự án của Công ty Cổ phần ANACONS được xây dựng nhằm giúp khách hàng, đối tác, nhà thầu, chủ đầu tư, nhà máy và các bên liên quan hiểu rõ nguyên tắc ANACONS tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ các thông tin liên quan đến dự án, bản vẽ, BOQ, danh mục vật tư, báo giá, điều kiện thương mại, thông tin công trình và hồ sơ kỹ thuật do khách hàng cung cấp.
Trong quá trình tư vấn thiết bị điện, thiết bị đóng cắt, cáp điện, thang máng cáp, ống luồn dây, tiếp địa, phụ kiện điện, vật tư M&E, tư vấn BOQ và xử lý đơn hàng, ANACONS có thể tiếp nhận nhiều thông tin liên quan đến dự án của khách hàng. Chính sách này giúp khách hàng yên tâm hơn khi gửi hồ sơ, đồng thời giúp hai bên hiểu rõ quyền, trách nhiệm và giới hạn sử dụng thông tin trong quá trình làm việc.
- Mục đích của chính sách
Chính sách bảo mật thông tin dự án được ban hành nhằm quy định nguyên tắc tiếp nhận, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và bảo vệ thông tin dự án mà khách hàng cung cấp cho ANACONS trong quá trình tư vấn, báo giá, xử lý BOQ, cung cấp vật tư, giao hàng, bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
Thông qua chính sách này, khách hàng có thể hiểu rõ loại thông tin nào được ANACONS tiếp nhận, thông tin đó được dùng cho mục đích gì, ai có thể tiếp cận thông tin và ANACONS có trách nhiệm bảo vệ thông tin trong phạm vi nào.
Đối với ANACONS, chính sách này là cơ sở để kiểm soát rủi ro về dữ liệu, bảo vệ uy tín doanh nghiệp, nâng cao tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng dự án, nhà máy, nhà thầu và các đơn vị có yêu cầu bảo mật cao.
- Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho các thông tin dự án được khách hàng, đối tác hoặc bên liên quan cung cấp cho ANACONS thông qua website thietbidien.edu.vn, email, Zalo, hotline, form liên hệ, hồ sơ báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc các kênh trao đổi chính thức khác.
Phạm vi thông tin có thể bao gồm bản vẽ kỹ thuật, BOQ, danh mục vật tư, thông số thiết bị, tên công trình, địa điểm giao hàng, hình ảnh hiện trường, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn áp dụng, tiến độ dự án, thương hiệu vật tư, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, báo giá, hợp đồng, thông tin nhà máy, thông tin chủ đầu tư, thông tin nhà thầu và các hồ sơ liên quan đến dự án.
ANACONS bảo mật thông tin dự án BOQ và bản vẽ kỹ thuật
Chính sách này áp dụng cho quá trình ANACONS tiếp nhận, kiểm tra, tư vấn, báo giá, đề xuất vật tư, xử lý đơn hàng, phối hợp giao hàng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng.
- Đối tượng áp dụng
Chính sách này áp dụng cho khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp, nhà thầu, chủ đầu tư, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, nhà máy, khu công nghiệp, đại lý, đối tác, nhà cung cấp và các bên có gửi thông tin dự án cho ANACONS.
Trong chính sách này, “khách hàng” được hiểu là cá nhân, tổ chức hoặc đơn vị cung cấp thông tin dự án cho ANACONS để được tư vấn, báo giá, hỗ trợ BOQ, xử lý đơn hàng hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
“Thông tin dự án” được hiểu là toàn bộ dữ liệu, tài liệu, hình ảnh, bản vẽ, yêu cầu kỹ thuật, danh mục vật tư, báo giá, điều kiện thương mại và các thông tin liên quan đến công trình hoặc nhu cầu mua hàng của khách hàng.
- Nội dung chính sách
4.1. Nguyên tắc tiếp nhận thông tin dự án
ANACONS tiếp nhận thông tin dự án trên nguyên tắc phục vụ đúng nhu cầu làm việc với khách hàng, bao gồm tư vấn kỹ thuật, kiểm tra BOQ, xác định nhóm vật tư, lập báo giá, xử lý đơn hàng, phối hợp giao hàng, bảo hành hoặc hỗ trợ sau bán hàng.
Khách hàng nên chỉ cung cấp những thông tin cần thiết cho mục đích tư vấn, báo giá và xử lý đơn hàng. Trường hợp hồ sơ có thông tin nhạy cảm, thông tin nội bộ, thông tin bảo mật của nhà máy, chủ đầu tư hoặc dự án, khách hàng nên chủ động che, giới hạn hoặc thông báo rõ phạm vi được phép sử dụng trước khi gửi cho ANACONS.
ANACONS không khuyến khích khách hàng gửi các thông tin không cần thiết như mật khẩu, tài khoản đăng nhập, token hệ thống, thông tin ngân hàng nhạy cảm, dữ liệu khách hàng nội bộ hoặc các dữ liệu không liên quan trực tiếp đến việc tư vấn, báo giá và cung cấp vật tư.
4.2. Mục đích sử dụng thông tin dự án
Thông tin dự án do khách hàng cung cấp có thể được ANACONS sử dụng để kiểm tra yêu cầu vật tư, đọc hiểu BOQ, đối chiếu bản vẽ, xác định chủng loại thiết bị, đề xuất vật tư phù hợp, lập báo giá, kiểm tra tồn kho, kiểm tra điều kiện giao hàng, chuẩn bị chứng từ, xử lý bảo hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật.
ANACONS chỉ sử dụng thông tin dự án trong phạm vi cần thiết để phục vụ yêu cầu của khách hàng và hoạt động giao dịch giữa hai bên.
ANACONS không sử dụng thông tin dự án của khách hàng để công bố công khai, quảng cáo, truyền thông, chia sẻ cho bên không liên quan hoặc sử dụng ngoài mục đích làm việc nếu chưa có sự đồng ý phù hợp của khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có yêu cầu hoặc hai bên có thỏa thuận khác.
4.3. Các loại thông tin dự án có thể được bảo mật
Thông tin dự án có thể bao gồm nhiều nhóm dữ liệu khác nhau. Một số nhóm thông tin thường cần được bảo mật gồm: bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ hệ thống, BOQ, danh mục vật tư, khối lượng, báo giá, hợp đồng, điều kiện thương mại, tiến độ giao hàng, tên công trình, địa điểm công trình, thông tin nhà máy, hình ảnh hiện trường, tiêu chuẩn kỹ thuật, thông tin chủ đầu tư, thông tin nhà thầu và các trao đổi nội bộ liên quan đến dự án.
Đối với các dự án nhà máy, khu công nghiệp, hệ thống điện, dây chuyền sản xuất hoặc công trình có yêu cầu an toàn thông tin, ANACONS sẽ cố gắng sử dụng thông tin trong phạm vi cần thiết và hạn chế chia sẻ không cần thiết.
Trường hợp khách hàng có yêu cầu bảo mật riêng, khách hàng nên thông báo rõ bằng văn bản, email hoặc điều khoản hợp đồng để ANACONS có cơ sở áp dụng mức độ kiểm soát phù hợp.
4.4. Nguyên tắc chia sẻ thông tin với bên liên quan
Trong một số trường hợp, để kiểm tra giá, xác nhận thông số, kiểm tra tồn kho, xác nhận chứng từ, xử lý bảo hành hoặc tư vấn vật tư phù hợp, ANACONS có thể cần chia sẻ một phần thông tin cần thiết với nhà sản xuất, nhà phân phối, đơn vị vận chuyển, bộ phận kỹ thuật, đối tác cung ứng hoặc bên liên quan trực tiếp đến việc xử lý yêu cầu của khách hàng.
Bảo mật BOQ bản vẽ và hồ sơ kỹ thuật tại ANACONS
Việc chia sẻ, nếu có, sẽ được thực hiện trong phạm vi cần thiết cho mục đích xử lý công việc. ANACONS không chủ trương chia sẻ toàn bộ hồ sơ dự án nếu chỉ cần trích xuất một phần thông tin để kiểm tra giá, kiểm tra chủng loại hoặc xác nhận kỹ thuật.
Trường hợp thông tin dự án có yêu cầu bảo mật cao, khách hàng nên thông báo trước để ANACONS trao đổi cách thức xử lý phù hợp, ví dụ che tên công trình, che tên chủ đầu tư, che vị trí dự án hoặc chỉ gửi thông số kỹ thuật cần thiết.
4.5. Lưu trữ thông tin dự án
ANACONS có thể lưu trữ thông tin dự án trong phạm vi cần thiết để phục vụ quá trình tư vấn, báo giá, xử lý đơn hàng, giao hàng, đối chiếu chứng từ, chăm sóc khách hàng, bảo hành hoặc giải quyết khiếu nại nếu có.
Thông tin có thể được lưu dưới dạng email, file báo giá, file BOQ, bản vẽ, hình ảnh, tin nhắn công việc, hồ sơ đơn hàng, chứng từ giao nhận, hóa đơn, biên bản hoặc dữ liệu quản trị nội bộ.
Thời gian lưu trữ có thể phụ thuộc vào mục đích giao dịch, yêu cầu kế toán, yêu cầu bảo hành, yêu cầu xử lý khiếu nại, thỏa thuận giữa hai bên hoặc quy định pháp luật liên quan. Khi thông tin không còn cần thiết cho mục đích xử lý công việc, ANACONS có thể lưu trữ nội bộ, giới hạn quyền truy cập hoặc xử lý theo quy trình quản trị phù hợp.
4.6. Bảo vệ thông tin dự án
ANACONS định hướng quản lý thông tin dự án theo nguyên tắc phân quyền phù hợp, chỉ những nhân sự hoặc bộ phận có liên quan đến việc tư vấn, báo giá, kỹ thuật, mua hàng, giao hàng, kế toán, bảo hành hoặc chăm sóc khách hàng mới được tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết.
ANACONS khuyến khích nhân sự nội bộ sử dụng thông tin dự án đúng mục đích, không tự ý sao chép, phát tán, công bố, chuyển tiếp hoặc sử dụng cho mục đích ngoài công việc khi chưa được phép.
Đối với các thông tin được trao đổi qua email, Zalo, biểu mẫu website hoặc các kênh điện tử, khách hàng cũng cần phối hợp bảo vệ thông tin bằng cách gửi đúng kênh liên hệ, tránh gửi nhầm người nhận, tránh gửi hồ sơ mật qua kênh không an toàn và thông báo sớm nếu phát hiện sai sót trong quá trình gửi thông tin.
4.7. Quyền yêu cầu chỉnh sửa, giới hạn hoặc làm rõ thông tin
Khách hàng có thể liên hệ ANACONS để yêu cầu kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật hoặc làm rõ các thông tin dự án đã cung cấp nếu phát hiện thông tin bị sai, thiếu, không còn phù hợp hoặc đã thay đổi so với thực tế.
Trường hợp khách hàng muốn giới hạn phạm vi sử dụng một số thông tin dự án, khách hàng nên thông báo rõ nội dung cần giới hạn, lý do giới hạn và phạm vi được phép sử dụng.
Đối với các thông tin đã được sử dụng trong báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận, hồ sơ kế toán hoặc hồ sơ bảo hành, việc chỉnh sửa, thay thế hoặc xóa bỏ có thể cần thực hiện theo thỏa thuận, điều kiện thực tế và quy định liên quan.
- Quy trình thực hiện
Khách hàng gửi và ANACONS xử lý thông tin dự án theo quy trình cơ bản sau:
Bước | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
Bước 1 | Khách hàng gửi thông tin dự án cho ANACONS | Có thể gồm BOQ, bản vẽ, danh mục vật tư, yêu cầu kỹ thuật, hình ảnh hiện trường |
Bước 2 | ANACONS tiếp nhận và kiểm tra phạm vi thông tin | Xác định thông tin cần dùng cho tư vấn, báo giá hoặc xử lý đơn hàng |
Bước 3 | ANACONS sử dụng thông tin trong phạm vi công việc | Kiểm tra kỹ thuật, báo giá, xác nhận vật tư, giao hàng, bảo hành hoặc hỗ trợ |
Bước 4 | ANACONS có thể yêu cầu bổ sung hoặc làm rõ thông tin | Khi hồ sơ thiếu, sai, chưa cập nhật hoặc chưa đủ cơ sở xử lý |
Bước 5 | ANACONS lưu trữ thông tin cần thiết | Phục vụ đối chiếu đơn hàng, chứng từ, bảo hành, khiếu nại hoặc chăm sóc khách hàng |
Bước 6 | Khách hàng có thể yêu cầu chỉnh sửa hoặc giới hạn thông tin | Theo điều kiện thực tế, thỏa thuận và quy định liên quan |
Quy trình trên có thể được điều chỉnh tùy theo tính chất dự án, mức độ bảo mật, phạm vi thông tin, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu hợp đồng hoặc thỏa thuận riêng giữa ANACONS và khách hàng.
- Trách nhiệm của khách hàng
Khách hàng có trách nhiệm cung cấp thông tin dự án trung thực, đầy đủ, cập nhật và phù hợp với mục đích tư vấn, báo giá hoặc xử lý đơn hàng.
Trước khi gửi hồ sơ cho ANACONS, khách hàng nên kiểm tra lại phiên bản bản vẽ, BOQ, tiêu chuẩn kỹ thuật, danh mục vật tư, tên công trình, địa điểm giao hàng, thông tin chủ đầu tư, thông tin nhà thầu và các nội dung liên quan.
Trường hợp hồ sơ có thông tin cần bảo mật cao, khách hàng nên chủ động ghi chú rõ, che thông tin không cần thiết hoặc thông báo phạm vi sử dụng được phép.
Khách hàng không nên gửi mật khẩu, thông tin đăng nhập, token hệ thống, dữ liệu ngân hàng nhạy cảm, dữ liệu khách hàng nội bộ hoặc các thông tin không cần thiết cho việc tư vấn, báo giá và cung cấp vật tư.
Khách hàng cần thông báo kịp thời cho ANACONS nếu phát hiện đã gửi nhầm hồ sơ, gửi sai phiên bản, gửi thông tin chưa được phép chia sẻ hoặc cần giới hạn phạm vi sử dụng thông tin.
- Trách nhiệm của ANACONS
ANACONS có trách nhiệm tiếp nhận và sử dụng thông tin dự án trong phạm vi cần thiết để phục vụ yêu cầu của khách hàng.
ANACONS sẽ cố gắng hạn chế việc chia sẻ thông tin dự án cho các bên không liên quan và chỉ chia sẻ thông tin cần thiết cho các bên có liên quan trực tiếp đến việc kiểm tra giá, kiểm tra kỹ thuật, xác nhận vật tư, giao hàng, bảo hành hoặc xử lý đơn hàng.
ANACONS có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng bổ sung hoặc làm rõ thông tin khi hồ sơ đầu vào chưa đủ cơ sở tư vấn, báo giá hoặc xử lý yêu cầu.
ANACONS không chịu trách nhiệm đối với rủi ro phát sinh do khách hàng gửi sai thông tin, gửi nhầm người nhận, gửi tài liệu chưa được phép chia sẻ, cung cấp bản vẽ/BOQ chưa cập nhật hoặc không thông báo rõ yêu cầu bảo mật đặc biệt trước khi gửi hồ sơ.
- Các trường hợp không áp dụng hoặc cần thỏa thuận riêng
Chính sách bảo mật thông tin dự án này không thay thế cho thỏa thuận bảo mật riêng, hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng tư vấn, hợp đồng cung cấp vật tư, phụ lục hợp đồng hoặc các điều khoản bảo mật đã được hai bên ký kết.
Các trường hợp cần thỏa thuận riêng bao gồm dự án có yêu cầu bảo mật cao, dự án nhà máy đang vận hành, dự án liên quan đến hệ thống an ninh, hệ thống sản xuất, hồ sơ thiết kế chi tiết, dữ liệu nội bộ của chủ đầu tư hoặc tài liệu có ghi rõ hạn chế chia sẻ.
Các yêu cầu như ký NDA, phân quyền truy cập đặc biệt, giới hạn người tiếp cận hồ sơ, xóa dữ liệu sau khi báo giá, không chia sẻ cho nhà cung cấp hoặc không lưu hồ sơ điện tử cần được hai bên thỏa thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
Trường hợp có sự khác nhau giữa chính sách này và thỏa thuận bảo mật riêng đã được hai bên xác nhận, nội dung trong thỏa thuận bảo mật riêng sẽ được ưu tiên áp dụng.
- Thời gian xử lý
ANACONS sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin dự án trong thời gian phù hợp với mục đích công việc như tư vấn kỹ thuật, kiểm tra BOQ, lập báo giá, xác nhận vật tư, xử lý đơn hàng, giao hàng, bảo hành hoặc hỗ trợ khách hàng.
Đối với yêu cầu đơn giản, hồ sơ rõ ràng và đầy đủ, thời gian xử lý thường nhanh hơn.
Đối với dự án có nhiều hạng mục, nhiều bản vẽ, nhiều tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc cần xác nhận với nhà sản xuất, nhà phân phối, bộ phận kỹ thuật hoặc bên liên quan, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Trường hợp khách hàng yêu cầu chỉnh sửa, giới hạn, cập nhật hoặc làm rõ thông tin đã gửi, ANACONS sẽ kiểm tra trong phạm vi hồ sơ hiện có và phản hồi theo điều kiện thực tế.
- Thông tin liên hệ hỗ trợ
Mọi yêu cầu liên quan đến bảo mật thông tin dự án, gửi BOQ, bản vẽ, danh mục vật tư, hồ sơ kỹ thuật, yêu cầu giới hạn thông tin hoặc cập nhật thông tin dự án, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ANACONS
Mã số thuế: 0315270289
Địa chỉ: 29/64 Đường 4, Khu phố 6, Phường Thủ Đức, TPHCM
Website: thietbidien.edu.vn
Hotline/Zalo: 0986.852.688
Email: hotrothietbidien@gmail.com
ANACONS cam kết tiếp nhận và sử dụng thông tin dự án của khách hàng với tinh thần chuyên nghiệp, cẩn trọng và phù hợp với phạm vi công việc đã trao đổi.
- Hiệu lực áp dụng
Chính sách bảo mật thông tin dự án này có hiệu lực kể từ ngày được đăng tải trên website thietbidien.edu.vn.
ANACONS có thể cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung chính sách theo nhu cầu vận hành, thay đổi quy trình nội bộ, thay đổi nhóm hàng cung cấp, thay đổi quy định pháp luật hoặc yêu cầu quản trị website.
Phiên bản chính sách được đăng tải công khai trên website tại từng thời điểm là phiên bản có hiệu lực áp dụng. Khách hàng nên kiểm tra nội dung chính sách hoặc liên hệ ANACONS để được xác nhận trước khi gửi BOQ, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật hoặc thông tin dự án có yêu cầu bảo mật.
