Quy trình kiểm hàng thiết bị điện ANACONS
Công ty Cổ phần ANACONS trân trọng cảm ơn Quý khách đã tin tưởng lựa chọn sản phẩm, vật tư và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trên website thietbidien.edu.vn.
Chính sách kiểm hàng này được xây dựng nhằm giúp Quý khách hiểu rõ quyền lợi, trách nhiệm và quy trình kiểm tra hàng hóa khi nhận các sản phẩm do ANACONS cung cấp, bao gồm thiết bị điện công nghiệp, thiết bị đóng cắt, cáp điện, thang máng cáp, ống luồn dây, tiếp địa, phụ kiện điện, vật tư M&E và các nhóm hàng kỹ thuật liên quan.
Thông qua chính sách này, ANACONS mong muốn quá trình giao nhận được minh bạch, hạn chế nhầm lẫn về mã hàng, số lượng, tình trạng bao bì, chứng từ và điều kiện bàn giao. Chính sách cũng giúp hai bên có cơ sở phối hợp khi phát sinh các tình huống như thiếu hàng, sai hàng, hàng có dấu hiệu hư hỏng bên ngoài hoặc cần kiểm tra thêm về hồ sơ kỹ thuật.
- Mục đích của chính sách
Chính sách kiểm hàng được ban hành nhằm quy định nguyên tắc kiểm tra hàng hóa khi khách hàng nhận sản phẩm từ ANACONS hoặc từ đơn vị vận chuyển được chỉ định.
Mục đích của chính sách là giúp khách hàng chủ động kiểm tra hàng hóa tại thời điểm nhận hàng, ghi nhận kịp thời các dấu hiệu bất thường nếu có, đồng thời giúp ANACONS có cơ sở kiểm tra, đối chiếu và hỗ trợ xử lý trong phạm vi hợp lý.
Chính sách kiểm hàng thiết bị điện ANACONS
Đối với lĩnh vực thiết bị điện và vật tư M&E, việc kiểm tra hàng khi nhận rất quan trọng vì nhiều sản phẩm có mã hàng, thông số, quy cách, thương hiệu, chứng từ và điều kiện bảo quản riêng. Kiểm tra đúng thời điểm giúp hạn chế tranh chấp, giảm rủi ro phát sinh và bảo vệ quyền lợi của cả khách hàng lẫn ANACONS.
- Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho các đơn hàng được giao dịch thông qua website thietbidien.edu.vn, hotline, email, Zalo, báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc các kênh giao dịch chính thức khác của ANACONS.
Phạm vi áp dụng bao gồm hoạt động kiểm tra hàng hóa khi nhận đối với các nhóm sản phẩm như thiết bị đóng cắt, tủ điện, cáp điện, thang máng cáp, ống luồn dây, vật tư tiếp địa, phụ kiện điện, thiết bị đo lường – điều khiển, vật tư công trình và các sản phẩm kỹ thuật khác do ANACONS cung cấp.
Chính sách này áp dụng cho các hình thức nhận hàng tại kho ANACONS, nhận hàng tại công trình, nhận hàng qua nhân sự giao nhận, nhận qua đơn vị vận chuyển hoặc nhận qua bên thứ ba theo thỏa thuận.
Trong trường hợp báo giá, hợp đồng, phụ lục kỹ thuật, biên bản giao nhận hoặc thỏa thuận riêng có quy định khác, nội dung đã được hai bên xác nhận bằng văn bản hoặc hình thức phù hợp sẽ được ưu tiên áp dụng.
- Đối tượng áp dụng
Chính sách kiểm hàng áp dụng đối với khách hàng cá nhân, nhà thầu, chủ đầu tư, đơn vị thi công, nhà máy, bộ phận mua hàng, kỹ sư công trình, đơn vị tư vấn và các tổ chức, cá nhân có giao dịch mua hàng với ANACONS.
Chính sách cũng áp dụng đối với nhân sự ANACONS, bộ phận kinh doanh, bộ phận kho, bộ phận giao nhận, bộ phận chứng từ và các bên liên quan tham gia quá trình chuẩn bị, bàn giao, vận chuyển hoặc xác nhận tình trạng hàng hóa.
Nếu khách hàng cử người nhận hàng thay, khách hàng cần bảo đảm người nhận có đủ thẩm quyền và thông tin để kiểm tra, ký nhận, ghi chú tình trạng hàng hóa và phản hồi cho ANACONS nếu phát sinh vấn đề tại thời điểm nhận hàng.
- Nội dung chính sách
4.1. Quyền kiểm tra hàng hóa của khách hàng
Khách hàng có quyền kiểm tra hàng hóa tại thời điểm nhận hàng trước khi ký nhận hoặc xác nhận hoàn tất giao nhận, trong phạm vi kiểm tra phù hợp với tính chất sản phẩm và điều kiện giao hàng thực tế.
Nội dung kiểm tra cơ bản bao gồm số lượng kiện hàng, tình trạng bao bì, dấu hiệu móp méo, rách vỡ, ẩm ướt, biến dạng bên ngoài, mã hàng, tên hàng, thương hiệu, quy cách, số lượng và chứng từ đi kèm nếu có.
Đối với hàng hóa kỹ thuật như thiết bị đóng cắt, tủ điện, cuộn cáp, thang máng cáp, ống luồn dây, phụ kiện điện hoặc hàng có số lượng lớn, khách hàng nên bố trí nhân sự có chuyên môn hoặc người được phân công phù hợp để kiểm tra đối chiếu ngay khi nhận.
4.2. Nội dung khách hàng nên kiểm tra khi nhận hàng
Khi nhận hàng, khách hàng nên kiểm tra thông tin đơn hàng so với báo giá, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng hoặc chứng từ đã xác nhận trước đó.
Các nội dung cần kiểm tra gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, thương hiệu, số lượng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, tình trạng bên ngoài, phụ kiện kèm theo, tài liệu kỹ thuật, chứng từ giao nhận và các yêu cầu đặc biệt đã được hai bên thống nhất.
Đối với các sản phẩm cần hồ sơ như CO/CQ, catalogue, chứng nhận chất lượng, phiếu bảo hành hoặc tài liệu kỹ thuật, khách hàng cần kiểm tra tình trạng hồ sơ theo thỏa thuận trong báo giá hoặc đơn hàng. Một số chứng từ có thể được cung cấp sau theo thời gian xử lý của hãng, nhà cung cấp hoặc bộ phận chứng từ nếu đã được thống nhất trước.
4.3. Kiểm tra tình trạng bên ngoài và bao bì
Khách hàng cần kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hóa tại thời điểm nhận. Nếu bao bì có dấu hiệu rách, móp, ướt, biến dạng, thiếu kiện, sai nhãn, sai mã hoặc có dấu hiệu bị tác động trong quá trình vận chuyển, khách hàng nên ghi chú ngay trên phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận.
Khách hàng nên chụp hình hoặc quay video hiện trạng hàng hóa, bao bì, mã kiện, tem nhãn, thùng hàng và phương tiện giao hàng nếu có dấu hiệu bất thường. Đây là cơ sở quan trọng để ANACONS phối hợp kiểm tra với bộ phận kho, đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp.
Trường hợp khách hàng ký nhận hàng hóa mà không ghi chú bất thường về tình trạng bên ngoài, hàng hóa có thể được hiểu là đã được bàn giao phù hợp về mặt số lượng kiện và tình trạng bao bì tại thời điểm nhận, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác hoặc có căn cứ rõ ràng chứng minh vấn đề phát sinh trước thời điểm bàn giao.
4.4. Kiểm tra mã hàng, thông số và chủng loại
Đối với thiết bị điện, sai mã hàng hoặc sai thông số có thể ảnh hưởng đến quá trình lắp đặt, đấu nối và vận hành. Vì vậy, khách hàng cần kiểm tra kỹ mã hàng, dòng điện, điện áp, kích thước, quy cách, thương hiệu, tiêu chuẩn, phụ kiện đi kèm và các thông tin kỹ thuật liên quan nếu có thể kiểm tra tại thời điểm nhận.
ANACONS thực hiện chuẩn bị hàng theo thông tin đã được xác nhận trong báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng hoặc trao đổi chính thức giữa hai bên. Nếu khách hàng thay đổi yêu cầu, thay đổi thiết kế, thay đổi mã hàng hoặc phát hiện BOQ/bản vẽ ban đầu chưa phù hợp sau khi hàng đã được giao, hai bên sẽ trao đổi để xác định phương án xử lý phù hợp.
ANACONS không mặc nhiên chịu trách nhiệm đối với trường hợp sản phẩm đã giao đúng theo thông tin khách hàng xác nhận nhưng sau đó không phù hợp do khách hàng cung cấp sai mã hàng, sai thông số, thay đổi thiết kế, thay đổi điều kiện công trình hoặc sử dụng sản phẩm không đúng mục đích.
4.5. Kiểm tra hàng hóa cần lắp đặt hoặc vận hành thử
Một số sản phẩm không thể kiểm tra toàn bộ chức năng ngay tại thời điểm giao nhận, đặc biệt là thiết bị điện cần lắp đặt, đấu nối, cài đặt, cấp nguồn, kiểm tra tải, kiểm tra vận hành hoặc nghiệm thu tại công trình.
Trong các trường hợp này, việc kiểm hàng tại thời điểm nhận chủ yếu tập trung vào tình trạng bên ngoài, số lượng, chủng loại, mã hàng và chứng từ đi kèm. Việc kiểm tra kỹ thuật sâu, vận hành thử hoặc nghiệm thu sẽ được thực hiện theo điều kiện kỹ thuật, hướng dẫn sản phẩm, thỏa thuận hợp đồng hoặc quy trình riêng nếu có.
Khách hàng cần tuân thủ hướng dẫn lắp đặt, điều kiện môi trường, điều kiện bảo quản, tiêu chuẩn an toàn điện và khuyến nghị kỹ thuật của nhà sản xuất hoặc đơn vị chuyên môn. ANACONS có thể hỗ trợ kiểm tra thông tin hoặc tư vấn trong phạm vi phù hợp nhưng không chịu trách nhiệm đối với lỗi phát sinh do lắp đặt sai, sử dụng sai, bảo quản sai hoặc điều kiện công trình không phù hợp.
4.6. Ghi nhận vấn đề phát sinh khi kiểm hàng
Nếu phát hiện hàng thiếu, sai chủng loại, sai mã, hư hỏng bên ngoài hoặc có dấu hiệu bất thường khi nhận, khách hàng cần thông báo cho ANACONS trong thời gian sớm nhất, kèm theo hình ảnh, video, phiếu giao hàng, số đơn hàng, mô tả tình trạng và thông tin người nhận.
Việc thông báo kịp thời giúp ANACONS có cơ sở kiểm tra lại quá trình chuẩn bị hàng, đối chiếu chứng từ, làm việc với đơn vị vận chuyển hoặc nhà cung cấp để đề xuất hướng xử lý phù hợp.
Các vấn đề được thông báo quá muộn, không có hình ảnh chứng minh, không có ghi chú khi nhận hàng hoặc hàng hóa đã qua sử dụng, lắp đặt, đấu nối, cắt, gia công, bốc dỡ nhiều lần, lưu kho không đúng điều kiện có thể cần thêm thời gian xác minh và không mặc nhiên được xác định là lỗi giao hàng từ ANACONS.
- Quy trình thực hiện
Quy trình kiểm hàng được thực hiện theo nguyên tắc rõ ràng, dễ phối hợp và có căn cứ đối chiếu.
Bước | Nội dung thực hiện | Ghi chú |
Bước 1 | Khách hàng tiếp nhận hàng | Kiểm tra số kiện, tình trạng bên ngoài, người giao, chứng từ đi kèm |
Bước 2 | Đối chiếu thông tin đơn hàng | Kiểm tra tên hàng, mã hàng, thương hiệu, số lượng, quy cách |
Bước 3 | Ghi nhận tình trạng hàng hóa | Chụp hình/quay video nếu có dấu hiệu bất thường |
Bước 4 | Ký nhận hoặc ghi chú khi nhận | Ghi chú rõ nếu thiếu, sai, móp, rách, ướt, hư hỏng bên ngoài |
Bước 5 | Thông báo ANACONS khi có vấn đề | Gửi hình ảnh, phiếu giao hàng, số đơn hàng và mô tả tình trạng |
Bước 6 | ANACONS kiểm tra và phản hồi | Đối chiếu kho, chứng từ, vận chuyển và đề xuất phương án xử lý |
Trong trường hợp hàng hóa có giá trị cao, hàng cồng kềnh, hàng theo đơn đặt riêng, hàng cần kiểm tra kỹ thuật hoặc đơn hàng có nhiều chủng loại, ANACONS khuyến nghị khách hàng bố trí thời gian và nhân sự phù hợp để kiểm tra ngay tại thời điểm nhận.
- Trách nhiệm của khách hàng
Khách hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa ngay khi nhận, đối chiếu với đơn hàng, phiếu giao hàng, báo giá, hợp đồng hoặc các nội dung đã xác nhận trước đó.
Khách hàng cần cung cấp thông tin đầu vào chính xác khi đặt hàng, bao gồm mã hàng, thương hiệu, thông số kỹ thuật, số lượng, đơn vị tính, địa điểm giao hàng, người nhận, thời gian nhận hàng và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến công trình.
Trong trường hợp phát hiện bất thường, khách hàng cần ghi chú rõ trên chứng từ giao nhận nếu có thể, đồng thời thông báo cho ANACONS kèm hình ảnh, video hoặc tài liệu liên quan trong thời gian sớm nhất.
Quy trình kiểm hàng thiết bị điện ANACONS
Khách hàng cần bảo quản hàng hóa đúng cách sau khi nhận, đặc biệt đối với thiết bị điện, cáp điện, phụ kiện điện, vật tư kim loại, tủ điện hoặc các sản phẩm cần tránh ẩm ướt, va đập, bụi bẩn, ăn mòn hoặc điều kiện môi trường không phù hợp.
Khách hàng không nên tự ý tháo rời, lắp đặt, đấu nối, cắt, gia công, sử dụng hoặc chuyển giao hàng hóa cho bên khác khi hàng đang có tranh chấp về tình trạng giao nhận, trừ trường hợp đã được ANACONS hoặc các bên liên quan thống nhất phương án xử lý.
- Trách nhiệm của ANACONS
ANACONS có trách nhiệm chuẩn bị hàng hóa theo thông tin đã được xác nhận, kiểm tra cơ bản trước khi giao và cung cấp chứng từ đi kèm trong phạm vi thỏa thuận.
Khi nhận được phản ánh hợp lệ từ khách hàng về thiếu hàng, sai hàng, hư hỏng bên ngoài hoặc vấn đề liên quan đến giao nhận, ANACONS sẽ phối hợp kiểm tra thông tin đơn hàng, phiếu xuất kho, hình ảnh, chứng từ giao hàng, đơn vị vận chuyển và các dữ liệu liên quan.
Nếu xác định vấn đề phát sinh do lỗi chuẩn bị hàng hoặc lỗi thuộc phạm vi kiểm soát hợp lý của ANACONS, ANACONS sẽ trao đổi với khách hàng để đề xuất phương án xử lý phù hợp, có thể bao gồm bổ sung hàng thiếu, đổi hàng đúng chủng loại, điều chỉnh chứng từ hoặc phương án khác tùy tình trạng thực tế.
ANACONS không cam kết xử lý mọi trường hợp theo một phương án cố định nếu chưa có đủ căn cứ xác minh nguyên nhân, phạm vi trách nhiệm và tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao.
- Các trường hợp không áp dụng hoặc cần thỏa thuận riêng
Chính sách kiểm hàng thông thường có thể không áp dụng hoặc cần thỏa thuận riêng đối với hàng đặt sản xuất, hàng đặt theo yêu cầu riêng, hàng nhập theo đơn, hàng cắt theo chiều dài, cáp đã cắt, thang máng cáp đã gia công, tủ điện đặt theo thiết kế, sản phẩm đã lắp đặt, sản phẩm đã đấu nối, hàng đã qua sử dụng hoặc hàng đã bị thay đổi hiện trạng sau khi bàn giao.
Các trường hợp cần kiểm tra kỹ thuật chuyên sâu, thí nghiệm, nghiệm thu, kiểm định hoặc vận hành thử sẽ được thực hiện theo thỏa thuận kỹ thuật, hợp đồng, tiêu chuẩn sản phẩm, hướng dẫn nhà sản xuất hoặc quy trình riêng nếu có.
ANACONS không chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phát sinh do khách hàng cung cấp sai thông tin, thay đổi thiết kế sau khi đặt hàng, sử dụng sai mục đích, lắp đặt sai kỹ thuật, bảo quản không đúng điều kiện, bốc dỡ sai cách, vận chuyển bởi bên thứ ba ngoài phạm vi kiểm soát hoặc điều kiện công trình không phù hợp với sản phẩm đã chọn.
Trường hợp khách hàng tự chỉ định đơn vị vận chuyển, tự nhận hàng tại kho hoặc chuyển hàng qua bên thứ ba, trách nhiệm kiểm tra và ghi nhận tình trạng hàng tại thời điểm nhận càng cần được thực hiện đầy đủ để làm cơ sở xử lý nếu phát sinh vấn đề sau đó.
- Thời gian xử lý
Khách hàng nên kiểm tra hàng ngay tại thời điểm nhận và thông báo cho ANACONS trong thời gian sớm nhất nếu phát hiện vấn đề. Việc thông báo sớm giúp tăng khả năng xác minh chính xác tình trạng hàng hóa và nguyên nhân phát sinh.
Đối với các vấn đề đơn giản như thiếu chứng từ, cần xác nhận số lượng, cần đối chiếu mã hàng hoặc cần bổ sung thông tin giao nhận, thời gian phản hồi thông thường có thể từ 01 đến 03 ngày làm việc sau khi ANACONS nhận đủ thông tin cần thiết.
Đối với các vấn đề phức tạp hơn như sai chủng loại, hư hỏng trong vận chuyển, hàng cần xác minh với nhà cung cấp, hãng sản xuất, đơn vị vận chuyển hoặc cần kiểm tra hồ sơ kỹ thuật, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn tùy từng trường hợp.
Thời gian xử lý không bao gồm thời gian khách hàng bổ sung hình ảnh, chứng từ, thông tin người nhận, tình trạng hiện trường hoặc thời gian chờ phản hồi từ đơn vị vận chuyển, hãng sản xuất, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan ngoài phạm vi kiểm soát trực tiếp của ANACONS.
- Thông tin liên hệ hỗ trợ
Nếu Quý khách cần hỗ trợ liên quan đến kiểm hàng, xác nhận đơn hàng, đối chiếu chứng từ, kiểm tra số lượng, mã hàng hoặc xử lý vấn đề phát sinh khi nhận hàng, vui lòng liên hệ ANACONS qua các kênh chính thức dưới đây.
CÔNG TY CỔ PHẦN ANACONS
Mã số thuế: 0315270289
Địa chỉ: 29/64 Đường 4, Khu phố 6, Phường Thủ Đức, TPHCM
Website: thietbidien.edu.vn
Hotline: 0986.852.688
Email: hotrothietbidien@gmail.com
Khi liên hệ hỗ trợ, Quý khách vui lòng cung cấp mã đơn hàng hoặc thông tin báo giá, hình ảnh hàng hóa, phiếu giao hàng, tên người nhận, thời điểm nhận hàng và mô tả cụ thể vấn đề để ANACONS kiểm tra nhanh và chính xác hơn.
- Hiệu lực áp dụng
Chính sách kiểm hàng này có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải trên website thietbidien.edu.vn và áp dụng cho các đơn hàng phát sinh sau thời điểm công bố.
ANACONS có thể cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung chính sách này khi cần thiết để phù hợp với tình hình kinh doanh, đặc thù sản phẩm, quy trình giao nhận, thay đổi pháp luật hoặc yêu cầu vận hành thực tế.
Việc khách hàng tiếp tục sử dụng website, gửi yêu cầu báo giá, xác nhận đơn hàng hoặc nhận hàng sau khi chính sách được cập nhật được hiểu là khách hàng đã tham khảo và đồng ý với nội dung chính sách tại thời điểm giao dịch.
